Innledning

Prosjekt, per definisjon, har en start og en slutt, i tillegg til at man har ett definert innhold og resultat. En annen karakteristikk er at et prosjekt er unikt, selv om det er to like prosjekt er de ikke helt like siden omstendighetene rundt prosjektene alltid vil være forskjellige. Det er viktig å vite at så lenge man jobber med mennesker vil utkommet alltid bli annerledes ved repetisjon.

Små prosjekt trenger ikke nødvendigvis mye kunnskap om prosjektledelse for å ha suksess, men desto større og mer kompleks prosjektene blir, jo mer formelt må arbeidet organiseres og defineres. Det er ved økning av kompleksitet at en prosjektleder kommer inn som den som skal holde orden på bitene for å skape kontroll. Med kompleksitet er det her ment; Et menneskes oppfattelse av å ha kontroll, eller mangel på kontroll. En som skal lære å kjøre bil for første gang ser på det hele som komplekst. En som har kjørt bil i mange år, tenker ikke over det når han/hun setter seg i bilen for å kjøre på jobb. Dette betyr også at oppfatningen av kompleksitet vil endre seg ved tilføring av kunnskap. Det er viktig å merke seg at vi ikke kommer til å se på selve metodene/prosessene i et prosjekt, men fokusere på ti elementer som trenger sterk fokus for å oppnå suksess i gjennomføringen av prosjekt.

10 Fokusområder for suksess i gjennomføringen av prosjekt.

Om vi ser på selve gjennomføringen av et prosjekt og dens elementer er det en del egenskaper som står fram som viktig for prosjektledelse.

En dyktig prosjektleder må ha en vell utviklet evne til å;

Definere prosjektets mål og rammer
Planlegge prosjektaktiviteter
Styre prosjektets aktivitetsplan
Styre prosjektet igjennom situasjoner og problemer
Styre leveranseomfang i prosjekt
Styre risiko i prosjekt
Styre kommunikasjonen i og rundt prosjekt
Styre dokumentasjonen i prosjekt
Styre kvalitet i prosjekt
Styre måleparameter i prosjekt

Hva mangler her? Det er flere elementer ved et prosjekt som ikke er definert her. Lede mennesker; Dette er en egenskap som ikke er prosjektledelses spesifikk, men gjelder all form for ledelse. Skille går ved at vi definerer det å lede mennesker for prosjekt "leder" egenskaper og ikke nødvendigvis prosjekt "ledelse" egenskaper.

Innkjøp, kontrakter, analyse, testing osv...; Dette er sett på som faktisk arbeid og ikke egenskaper. I større prosjekter og/eller organisasjoner er disse emnene i tillegg vanligvis definert innenfor egne organisasjoner. Punkt 1-2 er viktige forutsetninger for å gjennomføre et prosjekt og er derfor grunnleggende suksess faktorer for et prosjekt hvor prosjektleder er nøkkelpersonen. Punkt 3-10 er mer konsentrert rundt selve gjennomføringen av et prosjekt.

La oss nå gå litt nærmere inn i de ti områdene for å analysere hva som virkelig trengs for å utvikle seg innen prosjektledelse.

1. Definere prosjektets mål og rammer

Før et prosjekt kan starte er det er viktig at prosjektleder for prosjektet går igjennom selve prosjektdefinisjonen med sponsorer og nøkkel personer. Det viktigste her er å få en felles forståelse av hva som skal gjøres, hvorfor det skal gjøres og hva som skal leveres av prosjektet. Jo større et prosjekt er, jo viktigere er det at man dokumenterer denne informasjonen og at man er direkte i ordlyden. Det må ikke oppstå noe misforståelse om hva som skal gjøres og hva som skal leveres. Derfor er det at en viktig leveranse oppstår allerede i dette steget, nemlig Prosjektdefinisjonen.

På et høyt nivå er målet ved denne jobben å definere følgende:

Skape felles forståelse og enighet om prosjektets mål, leveranser, innhold, risiko, kost og framgangsmåte.
Valider at den opprinnelige definisjonen av prosjektet fremdeles er riktig. Om den er endret må man være sikker på at dette er godkjent og forstått av sponsor og nøkkel personer.
Sikre at de resurser som trengs er tilgjengelig når de trengs. Levere en generell oversikt over tidsrammer og leveranser som kan følges opp og kontrolleres senere.
Skape enighet med "kunden" rundt de prosesser som vil bli brukt i prosjektet. Hvem signerer ut ressurser, hvem skal ha rapporter osv.

Alt over skal akkumulere inn i et dokument som klart og tydelig definerer de forventninger alle parter har til prosjektet. Dette dokumentet skal formelt godkjennes av alle parter. Om dette arbeidet er gjort skikkelig er det mindre sjanse for at kunden plutselig kommer med endringer eller framsetter misnøye pga. misforståelser rundt prosjektets mål og rammer.

2. Planlegge prosjektaktiviteter

Man vil finne at det er vanskelig å definere et prosjekt og ikke definere arbeidet samtidig. I mange tilfeller vil du finne at det er påkrevd å lage en generell tidslinje før du definerer innsats og tidsbruk. Når leveranser, innhold, forutsetninger, og framgangs måte er definert, burde man ha nok informasjon til å ferdig gjøre budsjett, innsats og tidsbruk, som kan brukes til å gjøre Prosjekt Definisjonen ferdig. Når arbeidet skal planlegges er det viktig at man har en avtale med sponsor/kunde om hva som skal ferdigstilles i prosjektet. I dette stadiet skal man definere hvordan arbeidet skal gjennomføres. Dette betyr å ferdig stille aktivitetsplanen. Det er naturlig å bruke forskjellige metoder avhengig av størrelsen på prosjektet. Vanligvis gjøres dette ved å bruke verktøy slik som MS Project, et regne ark som f.eks. Excel, eller til og med bare et stykke papir.

En mer profesjonell metode er å bruke det som på engelsk er definert som WBS eller "Work Breakdown Structure", dette er en metode for å bryte arbeidet ned i mindre og mindre elementer som viser på en organisatorisk måte hva som må gjøres av arbeid. Dette er noe som hele prosjekt gruppen kan samarbeide om å gjøre. På dette stadiet er det anbefalt å bryte ned aktivitetene til element som inneholder ca 80-100 timer og det er klart for alle hvilke aktiviteter som trengs for å ferdigstille leveransene. Neste steg er å definere alle element i en sekvens fra begynnelse til slutt. Dette er en teknikk som produsere noe som er kalt Nettverksdiagram. Deretter legges inn ressurser knyttet til hver aktivitet. Det er best å bruke generiske navn i denne prosessen, ikke å bruke virkelige navn. Grunnen til dette er flere, men de viktigste er at det kan forekomme endringer i ressurs situasjonen før dette arbeidet er ferdig gjort, samt det er lettere å snakke om kompetanse enn personer i politiske organisasjoner. Når Nettverksdiagrammet er utarbeidet er det klart for å legge inn timer pr. aktivitet pr. ressurs, i tillegg til start dato og slutt dato for aktiviteten.

Nå har vi en aktivitetsplan for dette prosjektet. Vi vet nå hva arbeid som må gjøres (Prosjektdefinisjon) og hvordan arbeidet skal gjennomføres (Prosjekt Aktivitetsplan.) Til sammen vil disse to dokument være begynnelsen på en detaljert Prosjektplan. Det meste av det grunnleggende arbeidet er gjort. Det som gjenstår for å få en komplett prosjektplan på plass er en meget detaljert definisjon av alt nevnt opp til nå, samt alle element som inngår i prosjektet, pluss en del andre viktige emner ikke nevnt her.

(Prosjektplanen og dens detaljer er utenfor denne artikkelseriens leveranseomfang. Ble du overrasket? Les tittelen og introduksjonen en gang til. Om du er uenig i dette så vent på neste artikkel i denne serien. Leveranseomfanget for denne artikkel var klart fra starten av ...eller var det?...har vi en uenighet om hva som skulle leveres?)

3.Styre prosjektets aktivitetsplan

På dette stadiet har vi definert prosjektet og utarbeidet en aktivitetsplan. De største produktene levert av prosjektleder er på dette tidspunktet, Prosjektdefinisjon og Prosjekt Aktivitetsplan. Det er flere som nå tror at det største arbeidet er gjort for en prosjektleder, dette er en svært farlig feil å gjøre for noen involvert i et prosjekt.

Man vil aldri bli en prosjektleder med suksess om man ikke holder aktivitetsplanen oppdatert til en hver tid i prosjektets leve tid. Det er viktig å huske at det dokumentet som er levert ikke er annet en et dokument med de beste estimater og viser ikke den virkelige verden slik den vil utfolde seg igjennom prosjektet. Prosjektets kompleksitet vil definere den grad av endring som vil forekomme i et prosjekt. Gjennom rutinemessige oppdateringer vil prosjektleder kunne følge utviklingen og kunne rapportere status til en hver tid. Om prosjektleder finner seg i en situasjon hvor han/hun ikke er i stand til å få ut de virkelige data fra prosjektet på en rutinemessig måte er det på tide med endringer i måten man gjennomfører prosjektet. Av alle evner som er nødvendig i et prosjekt er kanskje dette den mest fundamentale. Avhengig av prosjektet er prosjektleder nå i den situasjonen at han/hun kan bruke sin kunnskap, ekspertise og kreativitet til å få prosjektet gjennomført innenfor de definerte forventninger. En uke kan alt være OK, og neste uke er flere aktiviteter etter skjema. Om prosjektleder er dyktig kan det å lede aktivitetsplanen være en av de mest utfordrende og samtidig det mest berikende aspektet ved prosjektledelse.

Artikkel nr.2

Artikkel nr.3