7. Styre kommunikasjon i og rundt prosjektet

Riktig kommunikasjon i et prosjekt er kritisk for å få kontroll med kunder og nøkkelpersoner. Om de ikke er vel informert om prosjektets framgang er det mye større sjanse for at problemer og vanskeligheter vil oppstå grunnet forskjellige oppfattelse av hva man får ut av prosjektet. I de fleste tilfeller hvor et prosjekt er i store problemer er det ikke det faktiske problemet som er årsaken, men det faktum at kunde og nøkkelpersoner ble tatt på sengen.

Det er to nivå i prosjektkommunikasjon. Først må alle prosjekt kommunisere status. Om prosjektet er større, mer kompleks eller mer politisk ladet, trengs også en kommunikasjonsplan.

7.1 Status møter og status rapporter

Alle prosjekt trenger å rapportere status fra prosjektmedlemmer til prosjektleder og fra prosjektleder til nøkkelpersoner. Status rapporter og møter trenger å kommunisere mer en bare at prosjektet er på skinner. Dette er også det tidspunktet en prosjektleder kommuniserer alt som trengs å kommunisere om prosjektet til de forskjellige mottakerne. Informasjonen må ta publikummet i betraktning. Detaljert informasjon mellom prosjektmedlemmer og prosjektleder, mer kort og generell informasjon til sponsor og nøkkelpersoner.

7.2 Kommunikasjons plan

Store prosjekt krever som oftest også organisasjonsendringer, derfor er det viktig med en utførlig kommunikasjonsplan som tar for seg det farge kartet av forskjellige kommunikasjonsframstøt man vil bruke igjennom prosjektet. Prosessen med å lage en kommunikasjonsplan inkluderer følgende element; definere forskjellige publikums grupper, hvilke informasjon til hvilke grupper, og hvordan man skal levere informasjonen til de forskjellige gruppene på en mest mulig kost effektiv måte. Det er i store trekk tre forskjellige kommunikasjons områder. Først er den informasjon som er påkrevd, slik som status rapporter. Så kommer den som er informativ, inkludert spørsmål og svar, relevant informasjon om prosjektet. Sist kommer reklamekommunikasjon, denne formen for kommunikasjon skal skape interesse og entusiasme for prosjektet, dette inkluderer brev som viser ledelsens støtte, bruk av logo samt distribusjon av suksess historier.

Mange prosjektledere vil finne med erfaring at punktet med kommunikasjon er Alfa og Omega for et prosjekt. Feil i kommunikasjonsprosessen kan skyte ned det mest suksessfulle prosjekt. Det er nemlig ikke bare 100 % løsninger som er definisjonen på et suksess prosjekt. Dette er det flere og flere organisasjoner som har begynt å oppdage. Mange prosjektledere vil oppleve i framtiden å få definert i en kontrakt eller i prosjektplanen at en av de tingene som skal leveres i prosjektet er ”lykkelige” sluttbrukere og dette blir målt ved at man f.eks. har flere undersøkelser under og etter prosjektet om hvordan forskjellige målgruppene oppfatter prosjektet.

8.Styre dokumentasjonen i prosjekt

Dokumentkontroll er et felt mange prosjektledere overser i et prosjekt. Når tiden går finner prosjektlederen seg i en situasjon hvor han/hun har store problemer med alle dokumentene som er knyttet til prosjektet. Dette gjelder også all den informasjon som går igjennom e-mail. Det er i dag mange prosjektledere som påstår at det er e-mailen som er den største fienden til et hvilke prosjekt som helst. Grunnen til dette er at det ikke er lett å følge dokumentasjon som blir sent rundt per e-mail. Versjons og Revisjons håndtering er et annet problem. Prosjektmedlemmer sender ut forskjellige dokument og med tiden er det forskjellige versjoner i sirkulasjon og medlemmene baserer sitt arbeid på feil informasjon.

Prosjektledere i mindre prosjekt trenger ikke å fokusere så mye på dette problemet som en prosjektleder for et stort prosjekt hvor det etter få måneder er flere 100 om ikke 10 000 ener dokument som er unike. Om 10 prosjekt medlemmer sender ukentlige rapporter som dokument, vil det etter 3 måneder, være 10X4ukerX3månder=120 dokument. Dette eksempelet viser bare hvor lett det er å miste kontroll om ikke prosjektleder gjennomfører tiltak for å skape orden. Det er lett å forstå at selv det minste dokument som forsvinner er vanskelig å finne og til slutt må lages på nytt. På sitt verste er dokument versjoner ute av orden, dokument oppdateringer sendes både to, tre og kanskje fire ganger på grunn av at de forsvinner i havet av dokument. Dokument ledelse involverer både enkle og komplekse oppgaver. En enkel oppgave kan være å implementere standard navnebruk på dokumenter. Standarder kan være som f.eks. Navn på den som laget den, prosjektets navn, type dokument, dato, versjon. Statusrapporter bør kanskje begynne med dato for lettere å finne rekkefølge osv.

Et annet aspekt ved dokument ledelse er å standardisere hvilke verktøy man bruker. Om man har personer i prosjektet som er fra flere forskjellige organisasjoner kan dette bli et stort problem. Ikke alle bruker Microsoft Word. Ikke alle har mulighet til å lage dokument i PDF formatet. Det er viktig å definere dette i skriftlig form før man setter i gang dokumentflyten i et prosjekt.

Sist, men ikke minst er det hvordan man lagrer dokumentene i prosjektet, hvordan de er organisert, hvem har tilgang og til hva. Hvordan man sikrer at dokumentene alltid er tilgjengelig for de som trenger dem. Hva gjør du om du er hos en kunde i felten? Da er det ikke bare å logge på Internett om dette er løsningen som er valgt for ditt prosjekt. Hva gjør du om det er tidsforskjeller mellom medlemmene i prosjektet og en database bryter sammen nattestid, din tid, men dag tid for andre medlemmer som er avhengig av dokumentasjonen for å gjøre sin del av jobben den dagen.

9. Styre kvalitet i prosjekt

Kvalitet er her definert som hvor nært prosjektet og leveransene møter kundens krav og forventninger. Kvalitet er til slutt bare målt av kunden og dette er det viktigste en prosjektleder må huske om begrepet kvalitet. Det er viktig at ikke bare målbare enheter som system respons tid, leverings dyktighet defineres som kvalitet. Kvalitet er mer en målbarhet i prosjektet, det er en måte å tenke på. Når det er sagt er det like viktig og måle der det kan måles og at dette gjøres kontinuerlig.

Når prosjektet er definert i starten, er det viktig at man definerer en Kvalitetsplan. Kvalitetsplanen inneholder definisjoner av hva f.eks. ferdig og korrekt betyr for alle de element som skal leveres. Kvalitetsplanen inneholder to generelle element, kvalitetskontroll og kvalitetssikring. Kvalitetskontroll sikrer at det som leveres av prosjektet er innen for det som er forventet av kunden. Kvalitetssikring er en aktivitet som sikrer at den prosess som leverer slutt produktene er av høy kvalitet. Det er viktig å fokusere på kvalitet tidlig i prosjektet, allerede i planleggingen, hvor konsekvensen er mindre en å måtte rette opp feil og mangler mot slutten av prosjektet. Det er billigere å skifte ut bremsene på en bil under produksjon en når kunden må leverer inn igjen bilen for å få dette gjort.

Kvalitet på det som prosjektet leverer internt er også viktig å fokusere på f.eks. at medlemmene leverer time rapporter med høy grad av kvalitet. Det er mang en prosjektleder som oppdager i sin karriere at i kampens hete er det ressurser som leverer rapporter som viser at de har jobbet 30 timers dager eller andre veien bare har jobbet 4 timers dager, men var på jobb 8 timer per dag. Det er lett å definere for mye eller for lite når tingene går fort. Kvalitet på rapportering er viktig og må prioriteres tidlig i prosjektfasen med f.eks. standarder for hva man skal rapportere og hvordan man definerer timer, % ferdig osv.

10. Styre måleparameter i prosjekt

Mange parametere kan samles i et prosjekt. Parametere kan være alt ifra antall timer brukt pr. måned til total kost rate per time brukt pr. leveranse. Det som er viktig er å definere og samle de som er viktig, gir en balansert oversikt, samt gir mest verdi for rapporteringen. Måten å definere parameter på er å:

1. Identifisere suksesskriteriene for prosjektet. Inkludert både det som leveres og hvordan prosjektet vil bli vurdert som en suksess. F.eks. budsjett og tidsfrister.
2. Finn sammen med alle involverte parter et sett med parameter som definerer status for hvert av suksess kriteriene.
3. Finn et sett med parameter som sammen viser et balansert bilde av kost, leveranser, kvalitet og kunde tilfredsstillelse.
4. Finn kost effektive metoder for å samle parametrene i prosjektet.
5. Definer mål for de parameter man vil bruke i prosjektet. Det er viktig å ha ett sett med mål man skal måles mot.
6. Legg inn aktiviteter i prosjektplanen for å samle og analysere parametere. Det er viktig at de som skal rapportere ser dette som en like viktig aktivitet som alle andre aktiviteter i prosjektet.

Generelt sett har små prosjekt mindre verdi av måleparameter siden man har mindre tid for å skaffe data, analysere resultat, samt å kunne gjennomføre endringer for å forbedre resultatene. De beste resultatene oppnås om man bruker måleparametrene til å drive fram forbedringer i prosjektet og i prosjektets gjennomføring, men også bruker dette som underlag for planlegging av framtidige prosjekt.

Konklusjon

 Det er stor forskjell mellom små og store prosjekt og det en prosjektleder trenger å fokusere på i disse forskjellige prosjekt formene. Vi har ikke definert hva et lite og et stort prosjekt er denne gangen, men lar det være opp til leserne individuelt. Det vi har gjort er å definere ti punkt som trenger sterk fokus om man skal ha suksess med prosjektledelse. Punkt 1-2 er selve grunnmuren for suksessfulle prosjekt og er ikke så mye avhengig av prosjektledelse, men mer av at de gjennomføres på en skikkelig måte og derfor baserer seg på erfaring og kunnskap hos prosjektleder og prosjekt gruppen. Punktene 3-10 er mer fokusert på selve styringen av prosjekt og hva som trengs av byggesteiner for at prosjektleder kan styre prosjekt med suksess. Prosjektledere som kan mestre de ti punktene definert her, vil ha en mye større sjanse for å oppnå suksess med de prosjekt de leder og kanskje, om de er heldige, også få stempelet ”topp i sin klasse.”

Artikkel nr.1

Artikkel nr.2

Kommentarer

Navn *
Kode   

Send kommentar