Vi er alle under press for å levere fortere, bedre og til lavere kost. Men hva er egentlig realiteten? Det kan se ut som at de fleste ikke har tid til å gjøre noe skikkelig, men har masse tid til å gjøre ting om igjen. Hva er den perfekte balanse?

Før du fortsetter å lese må du være klar over at denne artikkelen ikke er ment som noe svar på noe som helst, men å duke for en dialog om «Realistisk Prosjektledelse». Selv om ikke alt er perfekt betyr ikke det at vi som prosjektledere må gi opp. Snarere legge grunnlaget for å feile så lite som mulig. Vi må hjelpe til der vi kan for å få en balanse i den store sammenhengen mellom krav og realiteten.

Vi alle har sett at det kan gå veldig bra for moder Norge. Bygg næringen gikk så det kvinte, olje næringen akkurat det samme. Alle opplever at alt må skje fortere. Det vanlige er da at man ikke gjør alt skikkelig slik at man sparer tid på «unødvendige» oppgaver. F.eks testing eller kontroll blir ikke gjort, for da sparer vi masse tid. Problemet er selvsagt at vi må gjøre mye om igjen for de vi ikke oppdaget problemer før vi leverte. Når vi nå går inn i en ressesjon vil alt dette får fortjent fokus.

I software næringen er dette blitt kutyme. Bare se på Microsoft og f.eks XP eller Vista versjonen deres. De blir lansert med feil. Oppdateringen florerer, som i og for seg er bra, men dette sier noe om ferdiggraden på produktet ved levering. Tenk om vi gjorde det samme med fly, tog eller båter. Ta f.eks en oljetanker som ble halvferdig og ansett som ferdig nok. Når den så begynner å lekke olje, er det jo bare å fikse lekkasjen og fortsette som før...eller har jeg glemt noe her? Joda, det som ikke er nevnt er ferdiggrad opp mot ferdigbehov. Software er et kapittel for seg. Bare for å illustrere problemet kan jo her nevnes at om du drev eget firma og oppdaget dagen før du skulle levere selvangivelsen at økonomiprogrammet ditt regnet alt feil. Ja hva gjør du da? For deg en krise, for selskapet som leverte programmet en liten feil. Windows hadde mange slike problemer. Hvem har ikke oppdaget litt for sent at de «glemte» å lagre den viktige rapporten før PC'en krasjet? Eller at harddisken plutselig sa takk for seg? Vi aksepterer feil, fordi dette er vanlig.

Problemet er selvsagt konsekvens av de feil som måtte oppstå. Om du leverer feil i software som du vet at du kan fikse litt senere uten at dette gir nevneverdige problemer er det ikke noe problem. Men om software er fly kontroll systemet stiller det seg litt annerledes. Det er derfor fly har gammelt hardware og software, pga all utvikling og testing som må til. Eller om du leverer motorer til oljetankere og vet at den kan stoppe om det blir litt stamp sjø, ja da blir problemstillingen litt annerledes. Fordi problemet gir store konsekvenser. Bare se på «MS Server» situasjonen i Hordaland, det gir deg innblikk i konsekvens. «Exxon Valdez» var en oljetanker, og konsekvensene her var enorme, ikke for meg, men for moder jord og Exxon.

Kost-Nytte verdi er et interessant innspill i denne diskusjonen. Hva koster det å levere senere opp mot å levere litt dårligere? Et menneskeliv har ikke mye verdi i kroner og øre, men desto mer i følelser. Mennesker vil ikke godta den type slurv om det gjelder liv. Om det gjelder kulepennen du trengte for å signere en ny kontrakt, ja da stiller det seg litt annerledes. Viktig for deg der og da, men ikke større problem en at det raskt lar seg løse. Svaret gir ikke alltid seg selv. Men allikevel tar prosjektledere denne avgjørelsen daglig. Hvorfor? Jo fordi de må, fordi det dreier seg å tilfredsstille ALLE. Du må tilfredsstille kunden, medarbeidere, leverandører, ledelse, eiere osv osv.

Det er umulig for en prosjektleder å oppfylle 100 % alle de krav som blir stilt. Det er bare selskapet du jobber for som kan definere nivået på kvalitet på alt det dere gjør og leverer. Men det er en ting en prosjektleder kan gjøre. Definer hva som er viktigst. Tid, Kost eller hva som leveres (Scope). Kvalitet er her definert som stabilt uansett. Er kvalitet stabilt? Hvorfor ikke?

Men, selv med en klar definisjon av at det f.eks er tid som er viktigst er det en ting du ikke kommer unna, nemlig resursmangel. Med større krav pluss mer kaos pga. leveranse krav kan det være en kamp å få fokus på akkurat ditt prosjekt. Jeg har selv sett at mange firma lider under avhengighet av få personer i flere ledd av prosessen. Du vil få problemer om det er sykdom i alle ledd av din leveranse prosess, selv om det på firma statistikken framkommer at sykefraværet var svært lavt i perioden. Akkurat den du trengte var vekke akkurat når du trengte han eller henne. Alle statistikker viser at arbeidsledigheten er på vei ned, som igjen betyr vanskelig å få tak i ressurser. Når man da i tillegg har en dårlig prosess som ikke fungerer, f.eks fordi man ikke skikkelig vet hvem som egentlig er ansvarlig for hva, ja da er det duket for problemer.

Hvordan vil da en perfekt prosjektleder metode kunne påvirke problemet som angitt over? Faktisk ikke i det hele tatt. Hvorfor? Det hjelper ikke med de mest perfekte prosesser, når ingen i organisasjonen følger dem. Om ikke selskapet klarer å bruke prosessene som er definert, ved de ekstreme endringene vi har i dag, ja da fungerer ikke prosessene eller firmaet.

En prosjektleder må finne balansen mellom firmaets krav til fantastisk inntjening og ekstremt lav kostnad, opp mot kundens krav om fantastisk leveranser og ekstremt lav kostnad for dem.

Mitt spørsmål er: Når har vi perfekt harmoni mellom eksterne og interne krav i et prosjekt fra et strategisk synspunkt (med andre ord; Langsiktig harmoni)? Har du svaret?

Kommentarer

Navn *
Kode   

Send kommentar