En prosjektplan kan være stor eller liten. Den kan være korrekt eller feil. Om arbeidet trengs å gjøres vil det bli gjort uavhengig av en plan. Spørsmålet da er hvorfor skal vi planlegge i det hele tatt?

Overstående, forenklede tanke kan være riktig for små organisasjoner, hvor tid og kost kontinuerlig blir utviklet. Som oftest er det først når kunden ikke er fornøyd eller frustrasjon over at alt bare er eller føles som kaos, at man innser at man burde planlagt fra starten.

Fordelene ved å planlegge er mer selvsagt i organisasjoner hvor resursene er vanskelig tilgjengelig og tiden er knapp. En plan er også et kommunikasjonsinstrument som lar alle inntresenter spille sammen som et orkester trenger noter for å spille samme melodi.

Andre fordeler man oppnår ved å planlegge er:

1. Planleggingsprosessen tvinger involverte til å tenke på hva som kreves for å nå et mål.
2. Prosessen tvinger fram et behov for å tenke på hva som er involvert og hvordan alt er knyttet sammen.
3. En plan gir en tidsoversikt over tilgang til vanskelig tilgjengelige ressurser.
4. En plan gir en basis som man kan måle framdrift opp mot for å oppdage avvik tidlig i prosessen.
5. En skikkelig plan er mange ganger eneste forsvar mot urealistiske tidskrav.
6. En plan øker sjansen for at alle vet hva som er krevd av dem, samt hvor viktig de forskjellige aksjonene er i en større sammenheng.
7. En plan er et kommunikasjonsverktøy. Alle inntresenter kan få en felles oppfatning av når resultatene vil bli klar og hvorfor tidene må bli møtt.
8. Uten en plan vil aksjoner bli glemt, oppfattet som andres ansvar, startet sent eller flere gjør samme oppgaven.
   
   

Det er viktig å innse at planlegging og formidling av planer ikke alltid er rette medisinen for et prosjekt. Det å ikke planlegge er nesten utelukkende brukt som middel for å presse igjennom endringer i en organisasjon hvor personell ikke er kommet langt nok til at hele bildet kan vises fra starten. Men, det er her viktig å innse at dette er en del av en stor plan, den er bare ikke blitt formidlet i deler eller i sin helhet.

Uansett, det er å anbefale å planlegge i alle prosjekt for med dette å kunne forenkle kommunikasjonen og forutsigbarheten i prosjektet for alle involverte.

Kommentarer

Prosjektguru

0

 

 

Forstår ikke hvordan noen kan starte et prosjekt uten å planlegge, det er jo oppskriften på katastrofe.....

mandag 13 juli 2009, 21:51

Send svar

Navn *
Kode   

Send kommentar

Avbryt

Navn *
Kode   

Send kommentar