Vi har alle sett saker som oppsigelser og nedleggelse bli presentert i media den siste tiden. Ofte blir slike dårlige nyheter etterfulgt med oppslag i mediene med overskriftene ”Det var kommunikasjonen som feilet” eller ”Kommunikasjonen var for dårlig”. Mediene er som oftest eksperter på kommunikasjon, det er dette de lever av, men bedriftene stiller som oftest ikke med samme kompetanse.

Jeg skal ikke her diskutere noen enkelt sak, men heller skalere det hele ned til en reflektering rundt det å kommunisere dårlige nyheter generelt. Jeg velger å gjøre dette i punkt form slik at det er lettere å få tankeprosessen i gang rundt dette viktige emnet. Dette er basert på noen av de erfaringer jeg har gjort i mitt arbeid som prosjektleder og endringsagent opp gjennom årene.

Her er noen punkter å tenke på:

”Å ikke kommunisere i det hele tatt” er ikke et alternativ.

Ansatte, kunder, partner, media og andre vil uansett få vite nyheten Rykter er feil informasjons kanal, UANSETT Jo større nyheten er, jo større er hastigheten på formidlingen Å ikke kommunisere vil bare overlate ansvaret for å formidle din side av saken over til en annen part som du ikke har kontroll over. Ikke kommunisere til ansatte gjennom media. Det er viktig å kommunisere i tide og ikke i ettertid. Det er viktig å være først ute samt fokusere først på de som blir berørt. De som blir berørt vil føle at de er viktige og har første prioritet.

Ledelsen sin rolle blir mer kritisk i dårlige tider

Ledelsen må informeres hele tiden UANSETT. Ledelsen kan spille en nøkkel rolle i å informere de som blir berørt Gjør ledelsen synlig og tilgjengelig. Alle ledere må gjøres innforstått med alle fakta rundt den dårlige nyheten.

Kommunikasjonsformen er viktig

Muntlig er definitivt best, men innse at skriftlig av og til må benyttes. Det er viktig å være klar i talen og rett fram i kommunikasjonen. Ikke minimaliser problemet om problemet er stort for de det gjelder. Om det gjelder oppsigelser eller lignende må det komme fram hvorfor det er viktig for organisasjonen å gjøre dette. Om det finnes oppsider for organisasjonen eller bedriften, få dette med. La en hver form for kommunikasjon være personlig. Ikke skriv høyverdig norsk, det forringer resultatet og gjør det du skriver om til fakta og ikke kommunikasjon. Pass på stavefeil. (Med andre ord, ikke vær så dårlig som meg når det gjelder dette! ).

Den interne kommunikasjonskulturen er en viktig faktor

En dårlig kommunikasjonskultur gjør jobben mye vanskeligere. De som viser evnen til å kommunisere åpent og regelmessig vil få respekt og bli en part man stoler på også i dårlige tider. Om ikke alle fakta er på bordet må dette også kommuniseres. Innse at det alltid er mennesker det handler om. Ta de emosjonelle sidene inn i en eventuell kommunikasjon plan. Innse at for alle mennesker er det framtiden som gjelder, bruk dette om det finnes potensial for positive endringer i framtide. Nye kontrakter, nye prosjekt osv. Innse at negativ endring kan medføre en sterk følelse av sorg for mange mennesker. Ta sorg prosessens forskjellige faser i betraktning.

Tidspunktet er svært viktig for utfallet

Dessverre er det mange som kommuniserer dårlige nyheter i slutten på uken. Mange ganger begrunnet i at ”det går minst utover produktiviteten” Dårlige nyheter er som med sorg. Sorg bearbeides best sammen med andre. Kommuniser dårlige nyheter tidlig i uken, f. eks tirsdag eller onsdag. Kommuniser gode nyheter på fredagen! Da går alle hjem til en god helg hvor de kan dyrke denne gode følelsen og forsterke den positive oppfatningen av jobben og arbeidsgiver.

Men hvorfor er det da så forbasket vanskelig å kommunisere dårlige nyheter? Begrepet kommunikasjon kommer fra det latinske ordet communicate, og betyr ”å gjøre felles”. Samhandling og forståelse er viktige begrep når det gjelder kommunikasjon. For helt å forstå sammenhengen er det viktig å innse at kommunikasjon må settes sammen med tid, rom og personer. Det er nemlig slik at kommunikasjonsprosessen forutsetter en evne til å forstå og forholde seg til den andre parts premisser samt evnen til å kunne se samme sak fra motpartens synspunkt. Det å kunne forestille seg hvordan det du kommuniserer vil arte seg for den du kommuniserer med er avgjørende for resultatet. Kvinner har generelt sett en mye bedre forståelse av samhandling enn det menn har. Dette mine herrer, er også grunnen til at KVINNER som oftest er best til å kommunisere endringer, både gode og dårlige, men definitivt ikke alltid.

Håper disse refleksjonene kan få noen til å utforske emnet kommunikasjon i prosjekt nærmere.

Kommentarer

Navn *
Kode   

Send kommentar