Generelt

Etter at en definert ide er dokumentert i et prosjektforslag er neste steg å få prosjektet godkjent for planlegging. Noen mener at man planlegger først for så å få planen godkjent, men dette er feil. Man må bruke ressurser og tid på å planlegge, derfor må man ha en godkjenning for dette arbeidet. Dette steget er initiering.

Nøyaktighet

Ved å bruke informasjonen fra definisjonsfasen, må man nå fokusere på om dette prosjektet er fornuftig og gjennomførbart samt om det har livets rett. Dette er å se på som en analyse rundt hva dette prosjektet skal levere og hvordan det skal gjøres. Med andre ord det er nå på tide å forsvare og argumentere for et prosjekt. Dataene trenger ikke være nøyaktige. Se på dette som pil kasting, treffer du den rette veggen er det nøyaktig nok, men underlaget må være dokumentert enten som antagelser eller faktiske tall. Vanligvis er det i denne fasen nok med -25 % til +75 % nøyaktighet.

Finansiell analyse

Det finnes mange metoder for å finne ut om prosjektet har livets rett fra et foretnings syn. Økonomi er definitivt den viktigste, men ikke alltid. Om man får krav fra styresmakter om endrede prosesser eller system osv. Er det sett på som et krav og ikke et finansielt riktig prosjekt. Uansett, vi skal nå se på en metode som er like enkel som den er komplisert. Denne metoden fokuserer på hva vi får igjen av den investeringen vi gjør. Metoden heter ROI= Return on Investment= Innsparing eller inntjening / Investering.

Eks.

Prosjektet har en beregnet prosjektkostnad = 100 000 nok

Etter prosjektet kan organisasjonen ha en besparelse= 250 000 nok

Men dette kan også gå andre veien (om vi snur kost vs. besparelse) og man får følgende.

ROI må være større en 1 (ROI>1) for at prosjektet skal ha en økonomisk grunn for å kunne gjennomføres. Vanligvis forlanger man en årlig avkastning på minst 8 % på sine investeringer. Mange vil også operere med 15-30 % avkastning. Om prosjektet tar mer en ett år, eller besparelsene er over flere år, blir beregningen litt annerledes, men det tar vi ikke her. Du må friske opp økonomi kunnskapen, eller ta kurs, økonomi er viktig for en prosjektleder.

Prosjektprofil

For å ivareta strukturelle hensyn vil man normalt utarbeide et dokument som viser alle data. Dette har vi valgt å kalle en Prosjektprofil. En prosjektprofil inneholder mer detaljer en prosjektforslaget slik som finansielle data, analyser av alternativ og argumenter for hvorfor dette prosjektet er viktig. Data: Kommentar: Prosjekt Detaljer Dato, Prosjekt nummer, Prosjekt kunde, Prosjektleder, Prosjekt navn Prosjekt formål Hva er formålet med prosjektet Produkt beskrivelse Beskrivelse av hva som kommer ut av prosjektet Markeds analyse En analyse av marked og eller muligheten Teknisk analyse Analyse av de tekniske sidene ved prosjektet Finansiell analyse Analyse av de økonomiske sidene ved prosjektet Risiko analyse Analyse av risikoene rundt prosjektet Ressurs analyse Analyse av ressurs behov for prosjektet Milepæler En antagelse av når de forskjellige fasene kan gjennomføres Anbefaling Prosjektleder gir en kort anbefaling om å kjøre prosjektet eller ikke, evt. alternative løsninger.

Initiering prosessen

Generelt:

Initieringsprosessen inneholder tre element.

2.1 Prosjektprofil
2.2 Godkjennelse
2.3 Samle prosjektteamet

En av grunnene til å kalle dokumentet en profil er at man må begynne å tenke på at man kan ha mange prosjekt som skal sammenlignes, men dette er for senere.

Prosess flyt:

Prosess 2.1 - Prosjektprofil

Inn: Signert prosjektforslag

Roller:

Prosjektleder (90 %): Prosjektleder skaffer tilveie og analyserer all nødvendige data, samt lager prosjektprofilen
Kunde (10 %): Kunde er behjelpelig med uklarheter og data underlag

Verktøy: Prosjektprofil.doc

Ut: Utfylt prosjektprofil

Prosess 2.2 - Godkjennelse av prosjektprofil

Inn: Prosjektprofil

Roller:

Kunde (90 %): Gjennomgang og underkjennelse/godkjennelse av prosjektet for planlegging
Prosjektleder (10 %): Behjelpelig ved uklarheter og ved behov for revisjon av prosjekt profilen

Ut: Godkjent prosjektprofil

Prosess 2.3 - Samle Prosjektteamet for planlegging

Det er viktig å forstå at prosjektplanen skal ikke utarbeides av prosjektleder alene. Planen skal utarbeides sammen med prosjekt medlemmene som ble definert i Prosjektprofilen. Om prosjektprofilen er godkjent, burde også prosjekt medlemmene være godkjent for planlegging. Det er prosjektleders ansvar å samle og se til at ressursene kan frigjøres for planlegging. Denne delen kan enkelte ganger være vanskelig, men er viktig for om alle skal kjøpe inn i prosjektet senere.

Initier - Definer - Planlegg - Gjennomfør - Avslutt