Generelt Det tredje steget er å planlegge prosjektet for å avdekke om prosjektet kan gjennomføres slik det var definert i initieringsfasen. Det er nå viktig med en større detaljgrad og større nøyaktighet. Denne prosessen er også den mest komplekse. Om du ser på PMI sine prosesser vil du se at 21 av 44 prosesser (PMBOK third edition) ligger under planlegging. Vanligvis bør denne fasen ta ca. 10-20 % av den totale tiden av et prosjekt for å kunne defineres som planlagt. Det er også her de fleste prosjektledere feiler mest. Husk at det er nå du skal dokumentere hva du faktisk skal gjøre, i detalj. Kall gjerne dette en mental gjennomgang av ALT som skal skje i prosjektet fram til avslutting, samt at du skal dokumentere dette. Detalj graden er nå mye høyere en tidligere og nøyaktigheten på finansielle tall skal ligge rundt -10 % til +25 % Planleggingselement I en prosjekt plan fokuseres det faktisk på mange forskjellige planer som skal settes sammen til en helhetlig plan. De forskjellige planene kan være som følger: - Aktivitetsplan
- Tidsplan
- Ressursplan
- Finansplan
- Kvalitetsplan
- Risikoplan
- Godkjennelsesplan
- Kommunikasjonsplan
- Innkjøpsplan
Det er viktig er å se dette i en helhet slik at man ikke ender opp med en prosjektplan på 2000 sider som ingen gidder å lese, inkludert deg selv. Dette gjelder spesielt for mindre prosjekt. I mindre prosjekt er fokus på aktivitetsplanen det viktigste. Det er også slik at i mindre prosjekt er ressurs, innkjøp, godkjennelse og kommunikasjon så ”enkelt” at dette kan komme i andre rekke. Vi har derfor valgt å fokusere på arbeidet med aktivitetsplanen og heller referere til eksempel prosedyrer for en del av de andre områdene. Planleggingsprosessen I denne metoden skal vi fokusere på 11 hovedaktiviteter i planleggingsfasen: - Omfang, Måleparameter, Restriksjoner
- WBS/Arbeidspakker
- Aktiviteter
- Ressurser
- Tidsskjema
- Budsjett
- Risiko/Antagelser
- Kommunikasjon
- Administrative prosedyrer
- Prosjektplan
- Godkjennelse av prosjektplan
Flytskjema Figur 3  Prosess 3.1 - Omfang + Måleparameter Inn: Prosjektprofil Roller: - Kunde(10 %): Avklaring om nødvendig
- Prosjektleder(20 %): Fasilitere og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(70 %): Gir innspill
Prosess: Det er viktig å klart og tydelig definere grensene for prosjektet på en slik måte at vi: - Identifiserer typer av avgrensninger
- Tar hensyn til bakgrunnen til prosjektet
- Utforske forskjellige muligheter
- Klart og tydelig definere hva prosjektet vil inkludere
- Klart og tydelig definere hva prosjektet ikke inkluderer
Slik at resultatet blir en klar og konsis forståelse for hva prosjektet skal og ikke skal gjøre slik at prosjektmedlemmer og kunder kan styre prosjektet samt vurdere kvaliteten til prosjektet. - Oppgave 3.1.1 Etabler prosjektmålsetting
- Oppgave 3.1.2 Etabler prosjektomfang
- Oppgave 3.1.3 Identifiser klare krav
- Oppgave 3.1.4 Identifiser måleparameter; tid, omfang, kost
- Oppgave 3.1.5 Revidere rangering av restriksjonsfaktorene
Verktøy/Teknikk: N/A Ut: Et klart definert prosjekt omfang samt måle kriteriene for å kunne definere prosjektet en suksess. Prosess 3.2 - WBS/Arbeidspakker Inn: Omfang, måleparameter, rangert restriksjonsfaktorer Roller: - Prosjektleder(20 %): Fasilitere og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(80 %): Gir innspill
Prosess: - Oppgave 3.2.1 Lag en WBS/arbeidspakkestruktur
- Oppgave 3.2.2 Estimer arbeidet som trengs i hver arbeidspakke
- Oppgave 3.2.3 Lag et nettverks diagram som viser sekvens og avhengighet
Verktøy/Teknikk: WBS maler, WBS Teknikker Ut: WBS Prosess 3.3 - Aktiviteter Inn: WBS Roller: - Prosjektleder(20 %): Fasilitere og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(80 %): Gir innspill
Prosess: - Oppgave 3.3.1 Definer aktiviteter i hver arbeidspakke
- Oppgave 3.3.2 Definer aktivitetsansvar basert på roller
- Oppgave 3.3.3 Definer tidsforbruk pr aktivitet
Verktøy/Teknikk: WBS maler, Aktivitetsliste, WBS teknikk Ut: WBS aktiviteter, arbeid og roller Prosess 3.4 - Ressurser Inn: WBS, Aktivitetsliste Roller: - Prosjektleder(20 %): Fasilitere og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(80 %): Gir innspill
Prosess: - Oppgave 3.4.1 Legg inn ressurser i WBS strukturen basert på ansvarsområder
- Oppgave 3.4.2 Verifiser ressurs- og kompetansebehov
- Oppgave 3.4.3 Lag en ansvarsmatrise
Verktøy/Teknikk: WBS teknikk,  Ansvarsmatrise.ppt , Ressursteknikk Ut: WBS aktiviteter, arbeid og ressurser, ansvarsmatrise Prosess 3.5 - Tidsskjema Inn: WBS aktiviteter, arbeid og ressurser, ansvarsmatrise Roller: - Prosjektleder(20 %): Fasilitere og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(80 %): Gir innspill
Prosess: - Oppgave 3.5.1 Verifiser nettverksdiagrammet
- Oppgave 3.5.2 Estimer tid basert på aktiviteter og tilgjengelige ressurser
- Oppgave 3.5.3 Lag et gantt skjema som viser aktivitetsflyten og avhengighet
- Oppgave 3.5.4 Lag og verifiser kritisk sti
- Oppgave 3.5.5 Juster ressursbelastning om nødvendig
- Oppgave 3.5.6 Verifiser tidsskjema, ressursbelastning og kritisk sti
- Oppgave 3.5.7 Iterer/Repeter 3.2-3.3-3.4 og 3.5 om nødvendig til alt er OK
Verktøy/Teknikk:  Ganttskjema.xls, Tidsteknikker Ut: Tidsskjema i gantt format, helst med PERT og kritisk sti i tilegg Prosess 3.6 - Budsjett Inn: WBS med ressurser, aktiviteter, ansvar og tid Roller: - Prosjektleder(20 %): Fasiliterer og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(80 %): Gir innspill
Prosess: - Oppgave 3.6.1 Verifiser og korriger oppgave, tid og ressurs sammenhengen
- Oppgave 3.6.2 Estimer kost for prosjektet
Verktøy/Teknikk: budsjettestimat, Budsjetteringsverktøy.xls, budsjetteringsprosedyrer Ut: Prosjekt budsjett Prosess 3.7 - Risiko/Antagelser Inn: Mål, WBS Roller: - Prosjektleder(20 %): Fasiliterer og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(80 %): Gir innspill
Prosess: - Oppgave 3.7.1 Definer alle antagelser som er tatt og må taes i prosjektet
- Oppgave 3.7.2 Definer topp 10 risikoer i prosjektet
- Oppgave 3.7.3 Lag et risikoanalyse
Verktøy/Teknikker: Mal for Risikoanalyse.xls, Risikoanalyseteknikk Ut: Definert risikobilde Prosess 3.8 - Kommunikasjon Inn: Mål, WBS Roller: - Prosjektleder(20 %): Fasiliterer og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(80 %): Gir innspill
Prosess: - Oppgave 3.8.1 Definer alle parter som har en interesse i prosjektet
- Oppgave 3.8.2 Lag en enkel kommunikasjonsplan
Verktøy/Teknikk: Mal for  kommunikasjonsplan.doc Ut: Kommunikasjonsplan Prosess 3.9 – Administrative prosedyrer Inn: Omfang, måleparameter, restriksjoner, budsjett, risiko bilde, kommunikasjonsplan Roller: - Prosjektleder(20 %): Fasiliterer og dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(80 %): Gir innspill
Prosess: - Oppgave 3.9.1 Utarbeid prosedyrer for tidsledelse
- Oppgave 3.9.2 Utarbeid prosedyrer for kostledelse
- Oppgave 3.9.3 Utarbeid prosedyrer for kvalitetsledelse
- Oppgave 3.9.4 Utarbeid prosedyrer for endringsledelse
- Oppgave 3.9.5 Utarbeid prosedyrer for utestående saker
- Oppgave 3.9.6 Utarbeid prosedyrer for innkjøpsledelse
- Oppgave 3.9.7 Utarbeid prosedyrer for godkjennelsesprosessen
- Oppgave 3.9.8 Utarbeid prosedyrer for kommunikasjonsledelse
Verktøy/Teknikker: Maler for prosedyrer Ut: Administrative Prosedyrer Prosess 3.10 - Prosjektplan Inn: Alle plan element Roller: - Prosjektleder(90 %): Dokumenterer
- Prosjektmedlemmer(10 %): Verifiserer
Prosess: - Oppgave 3.10.1 Lag prosjektplanen
- Oppgave 3.10.2 Verifiser prosjektplan
Verktøy/Teknikk: Mal for prosjektplan.doc, Instruksjoner Ut: Prosjektplan for godkjennelse Oversikt over element i en prosjektplan - Prosjektdetaljer: Dato, Prosjekt kunde, Prosjektleder, Prosjekt navn, Referanse nummer
- Introduksjon: Hva er bakgrunnen for prosjektet? Hvilke andre dokument refererer til dette prosjektet (Prosjektforslag, Prosjektprofil, annet)
- Formål: Hva er formålet med prosjektet
- Omfang: Hva er måle parameterene, Hva vil bli levert? Hva er kriteriene? Hva vil ikke bli levert? Hvordan skal prosjektsuksess måles?
- Avgensning: Hva er ikke inkludert i dette prosjektet?
- WBS/ Arbeidspakkestruktur: Logisk oppdeling og strukturering av arbeidet i prosjektet
- Ressurser/ Roller/Ansvar: Ressurser og de roller og ansvar de enkelte har
- Tidsskjema: Aktivitetsskjema, aktivitetssekvenser, Gantt diagram
- Budsjett: Hoved tall for kost og inntekt
- Risiko/Antagelser: Risker og antagelser som er viktig for prosjektet
- Kommunikasjon: Hvem, hva, hvordan, og når skal det kommuniseres
Prosess 3.11 - Godkjennelse Inn: Prosjektplan Roller: - Prosjektleder(20 %): Presenterer og avklarer om nødvendig
- Prosjektmedlemmer(10 %): Avklarer om nødvendig
- Kunde(70 %): Verifiserer og godkjenner
Ut: Signert prosjektplan
|
Kommentarer