5.3.19.1 HVA:

Vi skal her gå igjennom en del punkter rundt ressursplanlegging.

5.3.19.2 HVORFOR:

I enhver organisasjon er det begrenset med ressurser og derfor er det viktig kunne de element som påvirker ressurser igjennom prosjektets livssyklus.

5.3.19.3 HVORDAN:

Definer hvilke organisasjoner som må bli involvert. Gjennomgå tidlig prosjektbeskrivelsen Vurder både interne og eksterne team Vurder om du skal inkludere kunden Velg kjerne medlemmene fra de identifiserte organisasjonene Du må få godkjennelse fra overordnede Påse at medlemmene har tid til å være involverte Påse at de utvalgte har myndighet til å ta avgjørelser for sin organisasjon

5.3.19.4 Teamroller

Prosjektmedlemmer må ta eierskap i all sine prosjektaktiviteter Sammen med prosjektleder er medlemmene direkte ansvarlig for prosjektets suksess

5.3.19.5 Team kunnskap og egenskaper

De må alle kunne stole på hverandre og kunne jobbe i team De må alle være personlig interessert i å gjennomføre prosjektet med suksess De må være teknisk kompetente innen sitt område

Optimal miks

Det er prosjektleders ansvar å finne den optimale miksen mellom oppgaver og ressurser. Om man dobler antall ressurser vil ikke effektiviteten nødvendigvis dobles. Kommunikasjonen vil bli mye mer kompleks for hver enkelt ekstra ressurs som legges til prosjektet.

Ressurstype

Ressurser er ikke bare mennesker, men også slikt som kontorplass, PC’er, biler osv. Dette kalles materielle ressurser. Disse ressursene er kan være like viktig som personene. Alle prosjektgrupper trenger utstyr for å kunne gjøre jobben sin. Derfor er det viktig at prosjektleder planlegger for å gjøre materiell tilgjengelig samtidig med ressursene og deres behov.

Ressursplanskurve

Store prosjekt vil også ha en plan for hvordan man vil bringe inn menneskene i prosjektet, gjerne sin egen personal avdeling. Man vil utarbeide rekrutteringsplaner som viser når og hvordan ressursene vil bli satt inn i prosjektet. Dette er også kalt S-kurver om man bruker en akkumulert kurve for dette. Figur 5 9

5.3.19.6 Ressursbelastning og arbeidsutjevning

Det å få en jevn fordeling på forholdet ressurser og oppgaver er en kompleks og iterativ oppgave. Det er to forhold som må taes i betraktning: Tilgjengligheten på ressursene og overbelastning av ressurser.

Dette må i tillegg korreleres opp mot arbeidssekvens og aktivitetssekvens, samt materialressurser og deres tilgjenglighet. Det er også slik at om en ressurs er tildelt mange parallelle oppgaver vil effektiviteten reduseres drastisk. Det er kompleksiteten som gjør software svært nyttig i denne jobben. Å få en fin utjevning er vanskelig, men mulig. Grafer er svært nyttige her. Fig 5.10 viser behovet i 5 perioder (f.eks mandag til fredag) i timer. Den røde linjen er tilgjenglighet for ressursen. Man kan få en ressurs til å kjøre alt, men om man ser på fig 5.11 ser man en utjevnet ressursplan som vil gi bedre resultat. Man kan med enkle midler fremskaffe disse grafene. Det største problemet man kan ha er å få full oversikt over tilgjenglighet, men en detaljert innhenting av ”Kalender tilgjenglighet” vil kunne hjelpe prosjektleder her.

Figur 5 10

Figur 5 11

Eller man går andre veien og utvider tidsperioden til 6,7 og gjerne 8 for å la en ressurs ha en jevn byrde igjennom perioden. Dette kalles den magiske triangel.

Figur 5 12

5.3.19.7 Ressursutjevning steg for steg:

• Re-distribuer arbeidet ved å bruke TS (Tidlig Start) på oppgaver eller SF (Sent Ferdig).
• Bruk flytende tid (FLOAT) på oppgaver som ikke er i den kritiske stien slik at en økning av gjennomføringstiden ikke forsinker ferdigstillelse av prosjektet.
• Re-alloker ressurser med lik kompetanse for å ta noe av arbeidet der det er for mye for andre.
• Aksepter noe overtid i korte perioder der dette kan løse problemet.
• Tilfør mer ressurser der dette trengs, men husk at de trenger opplæring og tilpassning om du er sent i prosjektet.
• Om det er krise, definer topp 2 oppgaver for kritiske ressurser på en kontinuerlig basis og la andre ta mindre kritiske oppgaver om mulig.
• ALDRI la prosjektledelsesverktøyet få gjøre denne jobben for deg, du vil miste all kontroll om du trykker på knappen og lar systemet automatisk justere belastninger.

Kommentarer

Navn *
Kode   

Send kommentar