Hva

Gjennomgang av hva som kreves i risikoplanlegging

Hvordan

Det finnes flere metoder for risiko vurdering i prosjekt. F.eks. Monte Carlo analyse, valgtre, numeriske og kvantitative metoder. Ved å ta utgangspunkt i et enkelt diagram for risikovurdering skal vi forklare noen enkle begrep i risikoplanlegging.

Hvorfor

Alle prosjekt har risiko, men det er evnen til å løse problem før de oppstår som er med på å definerer et vel gjennomført prosjekt. Det er viktig å skille mellom en risikoplan og en risikoresponsplan, samtidig må du skille mellom risikoidentifisering og risikoledelse. I planleggingsfasen er det risikoidentifisering samt hvordan vi skal organisere arbeidet med risiko i prosjektet som er i fokus, men vi legger grunnlaget for å kontrollere utfallet av prosjektet.

Risikoidentifisering

Risikoidentifisering brukes som grunnlag for en risikoplan. Jobben er i stor grad fokusert på å se alle de negative ting som kan skje i prosjektet og derfor er det viktig å vite at enkelte vil se på deg som svært negativ av natur om du er veldig fokusert på denne fasen. Innse at psykologien i prosjektet er definert av vanlige menneskelige oppfatninger. Så kort fortalt, fokuser tungt på denne fasen, men kommuniser ikke alt du gjør og tenker i denne fasen. Identifisering kan gjøres på mange måter, ved å bruke generiske element eller dele opp i pakker og under aktiviteter, eller enkelt følge fasene i prosjektet. Uansett hvordan du gjør dette er det viktig å fokusere på de faktorene som virkelig vil påvirke prosjektet negativt.

Eksempel:

I planleggingsfasen er det enkelte i prosjektgruppen som er urolig over tidsforbruket i prosjektet. Det klages over at om dette skal gå må man benytte overtid utover det som er normalt. Dette betyr at tidsforbruke er et problem, men også tilgjengelig overtid i organisasjonen er nå et problem i slutten av året. Du må nå fokusere på to faktorer som må vurderes.

Tidsforbruk: sjansen for at dette blir et problem er stort, men konsekvensene er også store om dette blir et problem. Prosjektet vil bli forsinket samt at kostnaden vil øke. Tilgjengelig overtid: I Norge er det lover som regulerer overtid, men man må også se på effekten av å ha ressurser som er slitne i prosjektet. Og der fikk vi enda en faktor, Utbrenthet iblant ressursene, som kan lede til misnøye, mange feil i prosjektet, sykemeldinger osv.

Så langt er listen:

• Tidsforbruk
• Tilgjengelig overtid
• Utbrenthet
• Misnøye
• Tilgjengelige ressurser
• Feil eller mangler i prosjekt resultatene.

I denne diskusjonen kom det fram at det var misnøye med kvaliteten på underlaget som ble levert teamet. Alle i teamet måtte bruke mye tid på å sjekke og rette på underlaget som de skulle bruke i sitt arbeid. Dette ble, etter hvert som diskusjonen skred fram, definert som hovedårsaken til problemet. Etter mye fram og tilbake ble det bestemt at prosjektet skulle fokusere på kvaliteten på det underlaget som ble levert til prosjekt teamet. En risiko var altså nå definert som «Dårlig underlag». Vi fant sannsynligheten svært høy for at dette ville skje, samt at konsekvensen var svært høy.

Dette eksempelet viser at selv om riskene er mange, kan man gruppere flere risker inn under en risiko og senere en aksjon; Jobb med de som leverer underlaget for å øke kvaliteten på underlaget. Dette igjen fjerner mye risiko for vårt prosjekt.

Bruk av skjema for risikovurdering

Vi skal ta overstående resultat og legge dette inn i risiko skjemaet.

• Risiko: Definisjon av risken
• Risikovurdering; Kondisjon: Bruk denne kolonnen til å identifisere den "mest sannsynlige grunn" for risikoen. Hver detaljert nok slik at dette kan brukes til å starte forebygging.
• Risikovurdering; Resultat:Bruk denne kolonnen til å definere mulige resultat av en risiko skulle den bli realitet. Om det ikke er mulig å forebygge risikoen må du lage en kontinuitetsplan.
• Sannsynlighet: Bruk denne kolonnen til å estimere sannsynligheten for at risikoen vil bli et problem.
• Konsekvens: Bruk denne kolonnen til å estimere hvor stor konsekvens denne risikoen gir.
• Eksponering: Beregner eksponeringen denne risikoen gir i prosent.
• Mulig kost: Bruk denne kolonnen til å gi et estimat over hva denne risikoen vil koste om den blir en realitet.
• Ekstra budsjett: Denne kolonnen vil beregne hva som må legges inn i prosjekt budsjettet som ekstra bevilgning. Også kalt "buffer". Er basert på Kost x Eksponering, som egentlig er en kvantitativ vurdering av risikokost.
• Forebygging: Bruk denne kolonnen til å definere hvordan denne risikoen skal forebygges. Dette kan kreve en separat, mer detaljert plan.
• Kontinuitet: Bruk denne kolonnen for å definere hvordan kontinuitet skal sikres om denne risken blir en realitet. Dette kan kreve en separat, mer detaljert plan.
• Trigger: Bruk denne kolonnen for å definere hva som vil trigge en kontinuitetsplan.
• Ansvar: Bruke denne kolonnen til å definere hvem som er ansvarlig for denne risikoen.
• FOKUS: Er en beregning som viser det nivå med fokus som trengs. F=Sannsynlighet + 2 x Konsekvens

Risikomatrise

Ved å bruke en risikomatrise kan man enkelt summere risikobildet. Bildet under viser et slikt bilde.

Figur 5 16

Vi har nå identifisert risiko i et prosjekt.

Risikoresponsplan

Det finnes ikke det prosjekt som ikke kan dra nytte av en risikoresponsplan. Mindre prosjekt vil typisk bare bruke en enkel risikomatrise og kanskje bare fokusere på de 5 største risikoene. I store prosjekt vil man kanskje fokusere på alle risker som koster mer en et gitt beløp eller vil gi en konsekvens større en et gitt nivå.

Tid er like viktig som kost og en Monte Carlo analyser vil gi svar på dette spørsmålet, men en Monte Carlo analyse er tidkrevende, krever avanserte metoder og er kompleks. Uansett vil de fleste prosjektledere dra stor nytte av å spandere noen få timer på en enkel analyse av risikoer basert på tid og kost. I skjemaet vi brukte over var fokuset generelle aksjoner. Men om man definerer en responsplan basert på risikoer i aktiviteter, vil tid være like viktig.

En enkel leveranse sannsynlighetsanalyse vil kunne gi svar på tidsrisikoen man utsettes for. I filarkivet finner du en slik analyse i Excel format «Delivery Confidence Analysis» (Engelsk-Ingen instruks enda!).

Kommentarer

Navn *
Kode   

Send kommentar