Siste Kommentar
lars: Veldig bra.Om man eller noen kunne legge ...
Ludvig prosjektarbeider: Håper du kan legge inn flere eksempler, ser at de...
Prosjektguru: Forstår ikke hvordan noen kan starte et prosjekt ...
test: test...
TL: Er vel ikke helt det som er beskrevet her!?slik je...
Siste nytt
Mest populær
| Tidsplan |
 |
 |
 |
| Skrevet av Wiggo Eriksen, PMP |
HVA:En gjennomgang av tidsplanlegging i prosjektet. Den omhandler tidsplan, team utvelgelse, ressursansvar, estimering og oppgave avhengighet satt i system. HVORFOR:Tidsplanlegging er en meget kompleks og tidkrevende oppgave i et prosjekt. De mest erfarne prosjektleder vil ha problemer med å huske alt i denne prosessen. Dette er ment som en huskeliste over de viktigste elementene. HVORDAN:Om vi begynner med QRPD® S.M.A.R.T, forkortelsen så kan den fortelle oss raskt og enkelt hva som er krevet under tidsplanlegging.
TidsplanProsjekts tidsplan er en grafisk framstilling av forutsigbare oppgaver, avhengighet, ressurskrav, tidsbruk pr. oppgave, milepæler og slutt datoer. Tidsplanen skal være detaljert nok til at man kan se hvert WBS element og dens oppgaver. Den skal også inneholde navn på den ressurs som skal gjøre oppgaven, start og slutt datoer for hver oppgave og den forventede gjennomføringstiden for hvert element. Gjennom prosjektets livssyklus vil man ofte måle framgang i prosjektet ved å sammenligne den originale tidsplanen med faktisk gjennomføring. Man kan også ved å se på planlagt opp mot virkelig fastslå nøyaktigheten av planen. Hovedaktivitetene i utviklingen av en tidsplan er:
1.Verifiser nettverksdiagram fra WBS prosessFra WBS prosessen få vi et overordnet nettverksdiagram som må verifiseres. Dette er basisen for oppgaveflytskjemaet. 2.Definer type tidsplanHvilke type tidsplan man bruker er direkte linket med kompleksiteten i prosjektet. For virkelig store prosjekt bruker man PERT eller aktivitetsnettverk, en avansert type av oppgaveflytskjemaet. PERT viser relasjoner mellom oppgaver og tillater at man inkluderer dette i planleggingen. PERT er også definert slik at man skal definere sannsynligheten for oppgavenes varighet og beregne mest sannsynlig gjennomføringstid. ET=(Optimistisk+4*Mest sannsynlig + Pessimistisk) /6. Denne teknikken er svært tidskrevende, men kan gi svært gode resultat. For mindre prosjekt er det helt vanlig å bruke ganttskjema, også kalt ganttkart. Ganttskjemaet gir en to dimensjonal representasjon av oppgaver og deres tidsbilde. Siden ganttskjemaet ikke kan vise komplekse relasjoner er dette sett på som et svakt verktøy for komplekse prosjekt. Men ganttskjema er mye brukt i statusrapportering og for å definere tidsplanen for mindre prosjekt med få relasjoner. Det kan også være nyttig å bruke PDM (Precedence Diagramming Method) også kalt AON (Activity-on-Node). Da denne kan gi mye informasjon om avhengighet, relasjoner og oppgaver i samme bildet. 3.Legg oppgavene inn i et prosjektverktøyVed å bruke programvare for prosjektplanlegging er denne oppgave enklere. Men man kan bruke penn og papir, eller Excel. Man definerer oppgavene og start og slutt tid, samt ressurser på hver oppgave. Se også kommentarene rundt prosjekt verktøy på slutten av dette dokumentet. 4.Definer presise og målbare milepælerGjennomføring av nøkkeloppgaver er viktig i alle prosjekt. Derfor er disse oppgavene ofte linket til milepæler. En milepæl har ingen varighet, men det har oppgavene opp til milepælen. Ofte brukte milepæler i prosjekt er:
En måte å knytte milepæler inn mot WBS’en er å bruke dem på ferdigstillelse av hvert wbs element. Man vil ofte bruke dette i rapportering også kalt milepæl rapport. Milepæler brukes også ofte til å definere betalingspunkt, spesielt når man bruker underleverandører. Men det er viktig å merke seg at viktigheten av å ha en godkjent avtale om hva som definere en ferdig milepæl og kostnader knyttet til dette er viktig. 5.Estimer oppgavenes varighet.Det å estimere varighet på oppgaver er en av de mest krevende aktivitetene i planleggingsprosessen. Men den er også nøkkelen til kostestimering. Varighet er direkte berørt av element som ressurstilgjengelighet og kostnader. Det å ha en nøyaktig tidsplan er viktig for kundeforhold og for å opprettholde moralen i prosjektgruppen. Når vært prosjektmedlem har et estimat de kan stole på vet de også hva som er krevd og krevd av dem. Det er også viktig å merke seg at en oppgave er sjeldent overestimert, men alt for ofte underestimert. Ofte er det denne planleggingsoppgaven som forårsaker de problemene som kommer senere i prosjektet. Kompleksiteten er stor pga. at hver oppgave er påvirket av en mengde variabler, noen kjente, noen ukjente. Disse variablene kan ofte være som følger:
Når man driver med tidsestimering er realitet en viktig faktor, derfor er historiske data til stor hjelp i denne prosessen. En erfaren prosjektleder vet at man får ikke 100 % effektivitet hver time, hver dag. Man tar derfor ofte inn oppgaver som: Fravær, møter, diskusjoner, interaksjon mellom ansatte osv. En viktig regel her er å aldri bruke mer en 80 % effektivitet pr. dag som første regel, og i tillegg ut fra dette legger inn støtputer i planen. 6.Definer prioritet og relasjonerEn klart definert liste over prioritet på oppgaver hjelper når man må endre eller ordne problemer i en tidsplan. Dette er noe man ofte glemmer i planleggingsprosessen og skaper mye diskusjon senere i prosjektet. Det å forstå prioritet og relasjoner mellom oppgaver vil hjelpe når man må ordne tidsklemmer og konflikter i planen. Relasjoner blir satt opp ved å definere linken mellom en oppgave og de andre oppgavene, f.eks ”Start så sent som mulig etter XXX”, eller ”Ikke start før XXX er ferdig”. Dette er ofte, men ikke alltid logisk, eksempel på logisk link kan være, man kan ikke starte testing før systemet er ferdig produsert. Når denne oppgaven er gjort har man et ganttskjema og et relasjonsskjema.
7.Kritisk StiDen kritiske stien er den lengste veien igjennom prosjektet. Dette er altså den ”stien” i planen som tar lengst tid og er minst fleksibel. Om du får forsinkelser i denne stien vil forsinkelsen på hele prosjektet bli 1:1. Det er nemlig slik at om en oppgave som ligger på den kritiske stien begynner å skli, vil hele prosjektet skli. Det er også slik at ved en forsinkelse kan den kritiske stien endre seg, og må derfor oppdateres og følgesopp kontinuerlig. Det kan være en stor fordel om man legger inn arbeidsressurser og ikke arbeidsressurser, slik som projektorer, kontor, datamaskiner osv. Ofte er det tilgjengelighet rundt utstyr som driver den kritiske stien. Dette er spesielt kritisk for IT prosjekt hvor man er avhengig av leveranse før testing.
8.Dokumenter antagelserEn tidsplan vil endres under et prosjekts forløp. Derfor er det viktig å dokumentere og ta vare på de antagelser som ble tatt når man planlagte prosjektet. Det hjelper ikke om prosjektleder har fotografisk minne, når han/hun får en murstein i hodet og er vekke i 2 måneder. Den som tar over prosjektet er avhengig at alt er dokumenter, også antagelser. 9.Identifiser riskerDet ligger en stor risiko i det å planlegge, spesielt om man planlegger med begrensede ressurser. Derfor må man også planlegge med hensyn på risikobildet i prosjektet. Planlegge for risker kan gjøres på følgende måte: Når man oppdager at det er store risker forbundet med prosjektet kan man lage en egen WBS element for risikoledelse, hvor man legger tilsides en økonomisk reserve for å kunne håndtere f.eks en forsinkelse i prosjektet. Legg til tid på de oppgavene som er risikofylte. Det finnes ingen enkel regel for dette og man må vurdere hvert tilfelle for seg. Men om man bruker risikovurderingsskjemaet og legger inn timer eller dager istedenfor kost, kan man få et bilde av den tiden man bør legge inn i tillegg. Legg inn en % multiplikator i tidsplanen for enkelte ressurser. Teknisk personell er eksperter på å undervurdere tiden det tar å gjøre en oppgave. 10.Verifisering av resultateneHver gang man må gjøre en endring i planen bør man gjennomføre en verifisering av planen med hjelp av hele teamet. Om planen må endres dramatisk er det viktig med godkjennelse. Verktøy for tidsplanleggingDet finnes et utall program som kan brukes til tidsestimering og planlegging. Noen ekstremt dyre og noen gratis slik som Ganttproject. I dette dokumentet er alle eksempel hentet fra Ganttproject. Uansett hvilket verktøy du bruker trengs det erfaring i å sette opp et prosjekt og definere oppgaver og deres relasjoner og avhengighet. Det er viktig at verktøyet har mulighet for både PDM og GANTT skjema. Ganttproject gir deg IKKE muligheten for sannsynlighetsberegning og er derfor ikke et PERT skjema selv om det står PERT i systemet, det er et reint PDM som viser avhengighet og relasjoner mellom oppgaver. Personlig håper jeg at fremtidige versjoner vil inneholde PERT, men vi får se. MS PROJECT er nok det mest populære, men også definitivt det mest misbrukte system innenfor prosjektledelse, med sine 1000 muligheter for alt du kan tenke deg. Sjekkliste:
Relaterte artikler |
Kommentarer
Om man eller noen kunne legge inn noen eksempler når det kommer til budsjetter, og hvordan koste tingene ut (både i privat og offentlig sektor) - mann, jeg elske CPM metoden i 70 og 80 åra, er overbevist om at den er like gyldig idag.
Takk
lars