Generelt

Prosjektledelse er et fag med mange fasetter. I dag finner man mennesker med tittelen prosjektleder i alle hjørner av samfunnet og næringslivet. Når man i nyhetene hører ordet prosjektleder omtales dette, gjerne samme dag, som ”Prosjektleder for snøhvit prosjektet…” og senere ”Prosjektleder for arbeidet med utredningen; suppekjøkkenet på Sørlia”. Dette er i realiteten to vidt forkjellige jobber, med vidt forskjellig ansvar. Hvilke av de to jobbene som er mest utfordrene skal ikke diskuteres her, men det som er viktig å innse er at begge jobbene krever forståelse for basisen i prosjektledelse. Det er denne basis kunnskapen denne boken vil fokusere på.

Prosjektledelse

I den senere tid har det også kommet ord som ”Kaospilot”, dette ordet er av interesse, og er en viktig del av det moderne næringsliv, men det har, etter min mening, en implikasjon: nemlig den at en KAOS… PILOT dirigerer mennesker igjennom kaos. En prosjektleder SKAL planlegge å jobbe for og UNNGÅ kaos. Så, hva er definisjonen på prosjektledelse? Om man bruker min favoritt, PMI’s (Project Management Institue, 2005) definisjon, så er den (fritt oversatt) som følger: Prosjektledelse er ”Bruk av kunnskap, evner, verktøy og teknikker på prosjekt aktiviteter for å møte prosjektets mål”.

Definisjon av prosjekt

OK, men hva definerer et prosjekt da? PMI definerer et prosjekt som ”et midlertidig foretagende som skal skape et unikt produkt eller service”. Spørsmålene man må spørre seg er: Finnes det en definert start? En definert slutt? Er det vi gjør unikt eller er det samme som forrige uke? Prosjekt kommer i alle former og størrelser. Selv om f. eks bryllup er noe som i seg selv ikke er unikt, er det ett prosjekt for folk flest. Det finnes en definert start og en definert slutt, samt at man gifter seg ikke hver uke… i ikke enda! Om man i tillegg også tilfører at man trenger en organisering, organisasjon eller team for å kunne gjennomføre får man også definisjonen, "Må ha mer enn en ressurs". Dette er viktig da mange organisasjoner vil definere omtrent alt arbeid som prosjekt. Vi ender opp med en definisjon på prosjekt som er som følger: "Et prosjekt er et midlertidig fortagende, med to eller flere midlertidige ressurser, som skal skape et unikt produkt eller service."

Prosjektsuksess

Hva som definerer om et prosjekt er en suksess eller ikke varierer, men generelt kan man si at følgende krav bør oppfylles: Kunden er tilfreds og fornøyd med produktet som ble levert ut av prosjektet. (et produkt, service, prosess, plan, dokument)

Leveransen ble gjort i tide
Leveransen ble gjort til budsjett
Leveransen ble gjort med de ressurser som ble avsatt

Prosjektroller

I et prosjekt finnes mange roller og like mange navn på disse rollene. Vi vil her bruke 6 hovedroller: Oppdragsgiver, Styringsgruppe, Prosjektleder, Referansegruppe, eksterngruppe og Prosjektgrupper

Organiseringen av disse gruppene er vist i figur 1

Det ansvaret som hver av disse rollene innebærer er som forenklet vist i Figur 2 og Figur 3

Prosjektstørrelse

Prosjekt størrelse er viktig, men ikke lett å definere. Vi vil her bruke en enkel modell for prosjektstørrelse. Denne modellen er definert for små og middels store bedrifter. Hver enkelt organisasjon må definere sin egen risikotoleranse nivå. Statoil vil ha andre nivå på kriteriene enn Frelsesarmeen.

Figur 4 viser ett enkelt oppsett for prosjektklassifisering.

Det vanligste er for folk flest å starte med prosjektledelse av prosjekt i N2-N3 nivå og derfor er det der vi vil legge den enkle metoden vi presenterer her. Hvor vil så Snøhvit prosjektet legges i denne modellen? Vel, med overstående oppsett er vi ett sted rundt N200 nivå siden oppsetter er logaritmisk i filosofi. Modellen vår passer ikke for store prosjekt, der trengs mye mer detaljer. Det er også slik at når man er på N5 og over er det strengt tatt ikke et prosjekt lenger, men bør deles opp i flere prosjekt og defineres under et program, men det er for en annen gang. Det er risikovilligheten som definerer klasse og ikke en faktor alene.

Uansett hvordan man definerer prosjektledelse eller prosjekt, er en jobb i et prosjekt noe man vil elske, men også hate til tider, ikke alt går som planlagt alltid. Det er denne usikkerheten knyttet til UNIKHETEN som skaper behovet for en organisert og vell definert måte å gjennomføre prosjekt på. Fokuset på organisering av arbeidet er referert til som metodologier eller metoder. Den metoden vi skal presentere her er ikke unik, det finnes mange som er noen lunne lik. Det som er relativt unikt er at denne metoden vil være tilgjengelig på nettet, gratis og på nett.

Metode

Metoden vi viser her er ikke ulik tenkningen bak PMI’s prosesser og metodikk. Vi vil referere til metoden som DIPGA (Definer, Initier, Planlegg, Gjennomfør, Avslutt) på samme måte som PMI refererer til IPECC (Initiate, Plan, Execute, Control, Close). Grunnen til å inkludere Definer som et steg, er at mye tid er sløst bort på Initiering fordi man ikke gjør forarbeidet sitt, men kjemper for å få godkjent et prosjekt som ikke bør se dagens lys… mer om Portfolio Management en annen dag. Kontroll er en kontinuerlig prosess under prosessene Planlegging og Gjennomføring. Dette for å vise en direkte sammenheng mellom hva man gjør og hva man måler. En oversikt over prosessen er vist i Figur 5